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La mayoría de nosotros emprende un proyecto emprendedor por una amplia variedad de razones entre las que solemos encontrar frases que van más o menos así:

• “Quiero ser mi propio jefe”
• “Quiero ser dueño de mi tiempo”
• “Me apasiona alguna idea y quiero convertirla en negocio”
• “Quiero contribuir a la economía del país generando empleos”
• “Si yo no me doy trabajo, nadie más lo hará”
• “Quiero dedicar tiempo de más calidad a mi familia”
• “Tengo unos ahorros, quisiera invertirlo en algo”
• Y un largo etcétera

Sea cual sea la razón por las que hemos decidido emprender un negocio, todos estaremos de acuerdo en que existe un factor determinante en el que todos coincidimos.

Ese factor se trata de los sueldos, salarios y en general las ganancias económicas que se contemplan al iniciar y luego gestionar todo proyecto que nace como una idea y que a través del empuje de uno o varios emprendedores se hace realidad.

Si bien es atractivo convertirse en su propio jefe, gestionando nuestro tiempo y demás actividades, la responsabilidad que conlleva convertirse en el generador de recursos económicos en un proyecto de esta naturaleza, es radicalmente opuesto a la costumbre o tradición de recibir una quincena, un aguinaldo, bonos de fin año entre otras ventajas.

Entonces, muchos de nosotros nos encontramos en una especie de encrucijada pues de pasar a ser receptores de una quincena nos convertimos en generadores de esa quincena.

La diferencia es quizá sútil pero tan profunda como el océano pacífico.

En mi experiencia estos últimos 3 años trabajando alrededor de emprendedores y siendo uno, es este el punto definitivo para muchas personas en donde realmente se demuestra si se tiene como dicen por ahí “madera” para serlo.

Para las personas que tienen años trabajando bajo el esquema de “receptores de quincenas” pasar a lo que llamo generadores de quincenas, a veces he notado una especie de choque cultural y social fuerte. Donde me ha tocado ver a más de una persona simplemente desistir pues no pueden con ese tipo de presión, por decirlo de una forma moderada.

Manejar esa presión es tan relevante que suelo llamarle el momento de la verdad. Aquí es donde muchos emprendedores se quedan en el camino, pero muchos otros destacan y convierten sus proyectos en sólidas y duraderas empresas.

Después de esta reflexión, les mostraré algunas reglas básicas para administrar mejor sus sueldos y los de sus colaboradores.

CINCO REGLAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS

1. Siempre tengan presente que los sueldos son costos fijos: algunas veces es fácil perder de vista que todo sueldo, incluido el del dueño o emprendedor, son un costo fijo que se debe cargar formalmente a la contabilidad de la empresa. Sean disciplinados y no deberán tener problema
2. Antes de fijar sus sueldos, revisen los estándares de la industria: puede ser atractivo ofrecer a nuestros empleados mucho más o mucho menos de lo que paga un competidor. Sin embargo los estándares existen por algo, hagan un esfuerzo por revisar sueldos de los empleados de potenciales competidores para tomar mejor la decisión al interior de su empresa.
3. Establezcan un porcentaje o tope salarial para cada nivel de su organigrama: cuidando sus costos fijos y su presupuesto, es importante que cada nivel dentro del organigrama tenga topes establecidos. Por ejemplo, “la nómina quincenal del personal operativo no puedo exceder 15% de los costos fijos mensuales”.
4. El jefe/dueño también tiene sueldo: es común observar emprendedores que no se ponen sueldo, pero lo sacan de las ganancias. Esto si bien no es una aberración contable es una indisciplina que puede costarle caro a la empresa, pues la posibilidad de invertir en mejoras para el negocio o publicidad nueva disminuye. A veces incluso es recomendable que el emprendedor se ponga un sueldo bajo, simbólico e incluso que no reciba sueldo hasta que el proyecto “empiece a dejar”. Esto sucede a veces al llegar al punto de equilibrio mensual o cuando la inversión se recupera. Se requiere paciencia, sacrificios, disciplina y mucho trabajo duro, es aquí donde en relación a la reflexión inicial, muchos emprendedores prefieren hacerse a un lado.
5. Establezcan correctas métricas de desempeño: todos los involucrados deben de recibir evaluación a su desempeño. Con ella vienen algunas veces promociones o aumentos de sueldo. Si el presupuesto y las ganancias de la empresa lo van permitiendo, siempre es sensato ir subiendo los sueldos conforme a varios factores. Esos factores suelen ser métricas de desempeo que deben ser evaluadas por ejemplo a lo largo de un año.

Finalmente, sean pacientes y perseverantes. Este es el momento de la verdad y donde muchos pasamos de ser receptores de quincenas a generadores de no sólo quincenas, sino incluso aguinaldos, utilidades, bonos de fin de año, tiempo extra, etcétera.

Es posible con disciplina y trabajo duro, en el camino me ha tocado ver desde emprendedores que tienen un trabajo de tiempo completo adicional para soportar los costos fijos de su proyecto en su etapa inicial. Hasta personas que ponen todos sus ahorros, o todas sus esperanzas en un crédito del gobierno para echar a andar su proyecto. Ellos lo han hecho realidad, estoy seguro que ustedes también lo harán.

Hoy quiero empezar planteando una pregunta que normalmente hacemos, a veces con demasiada frecuencia y con la misma frecuencia respondemos lo mismo. Cuando se trata de hacer algo al respecto de esa situación, la verdad es que no siempre tomamos medidas para mejorarla:

¿Sienten que tienen mucho trabajo en su negocio o al desarrollar su plan de negocios que están cerca de decir “ya basta”?

Es altamente probable que todos nos hayamos sentido de esa manera e incluso en distintas etapas del desarrollo de nuestro proyecto emprendedor o al gestionar el negocio ya una vez en marcha.

Si bien casi siempre respondemos que “sí”, pocas veces nos atrevemos a hacer algo al respecto. Las excusas o pretextos se presentan en una amplia variedad que incluyen las clásicas frases “no tengo dinero” o “no hay presupuesto para eso”.

Pero, ¿a qué me refiero?. En dos palabras me refiero al equipo extendido.

Este equipo tiene como finalidad soportar la operación en cualquiera de sus fases, sea cual sea la fase en la que el negocio se encuentre. Es necesario contar con la tranquilidad de que un equipo extendido va a estar ahí para ayudarnos y de paso quitarnos algunos dolores de cabeza.

Ahora bien, ¿qué es un equipo extendido?.

Es el equipo de personas que rodean el proyecto, esto es independiente a la fase en la que este se encuentre. El equipo debe aportar algo a la operación, al negocio de tal forma que su participación se vuelva relevante y necesaria para seguir entregando al cliente en tiempo y forma.

Esas personas pueden tener variadas formas y funciones. Aquí les presento un listado con algunos ejemplos para que la idea termine de quedar clara.

EJEMPLOS DE INTEGRANTES DEL EQUIPO EXTENDIDO

1. 1.     Proveedores: esto es bastante obvio y más o menos importante según su modelo de negocio. Si tienen un restaurante de tacos y su proveedor principal de tortillas no les ha enviado producto, seguramente se meterían en un problema.
   

1. 2.     Agencias de consultoría: los servicios que estas agencias normalmente ofrecen representan una inversión para la que muchas Pymes no tienen el presupuesto. Sin embargo conviene hacer el esfuerzo de tener alguna agencia a nuestro lado pues actividades como contabilidad, comunicación, mercadotecnia o el desarrollo de una página web se vuelven considerablemente más eficientes y sin tener que contratar personal de tiempo completo. Déjen que los especialistas se encarguen.
   

1. 3.     Agencias de sub contratación: cuestiones sencillas pero importantes como la limpieza de oficinas, el mantenimiento de equipo computacional o la transportación se vuelven eficientes cuando contamos con estos servicios de forma externa a la empresa. Incluso algo tan delicado como la nómina y la contratación de personal hoy pueden ser delegados a una agencia especializada.
   

1. 4.     Consultores o tutores freelance: estas personas a veces prestan sus servicios como los de una agencia,  en ocasiones con menos formalidad pero esto no quiere decir que sus ideas y consejos no sean valiosos. Presten mucha atención a estos profesionistas que andan por ahí y siempre pueden funcionar como nuestros consejeros permanentes.
   

1. 5.     Inversionista o socio capitalista: este grupo de personas a veces no tiene tanta presencia en la operación del proyecto, pero esa operación no sería posible en gran medida gracias a su participación económica. Escuchen sus puntos de vista con objetividad y traten de responder de la misma forma pues de pronto muy buenas ideas salen de esas conversaciones.
   

Finalmente, recuerden que su equipo extendido puede ser formal o informal, puede estar integrado en su organigrama o no. Pero nunca dejen de valorar su aportación al negocio, los invito entonces a verlos como aliados en vez de proveedores, como colegas en vez de consultores y les garantizo que lo único que saldrá serán beneficios para ustedes.

En mi aportación anterior pasada les compartí mi experiencia con el mesero de un restaurante local y elaboré sobre la importancia del recurso humano en cualquier empresa. Pero ¿qué es el plan de recursos humanos? ¿Cómo se hace? ¿Qué herramientas sirven para desarrollarlo?

Hoy les hablaré del organigrama y del equipo gerencial y sus roles.

Prácticamente toda familia mexicana está formada por una estructura jerárquica (a veces más formal y en otras más informal) que se asimila al organigrama de una empresa.

De esta manera los abuelos pueden ser los propietarios o directores generales, los padres los mandos medios de confianza o de supervisión, los hijos el personal de coordinación y los nietos podrían considerarse el personal operativo.

En esta sencilla pero práctica comparación observamos dos factores determinantes que todo organigrama debe contener:

1. Niveles organizacionales: representados podría decirse, por las generaciones familiares. Podemos crear una división aquí donde el equipo gerencial se encuentra en la parte más alta del árbol familiar. Tenemos entonces a abuelos y padres representando al equipo gerencial.

1. Puestos organizacionales: representados por las figuras familiares. En ellos se determina el rol que juegan dentro de la organización. Las funciones que cada rol tiene dentro de una empresa cambian según las necesidades pero siempre van ligadas a su puesto.

Para concluir con esta comparación, me gustaría agregar que así como en una familia hay problemas y alegrías, en una empresa también.

Lo anterior en gran medida, por la forma en la que el organigrama ha sido determinado y por la forma en la que el equipo gerencial se comunica entre sí y con el resto de la organización.

LA COMUNICACIÓN DENTRO DEL ORGANIGRAMA

La comunicación juega un papel preponderante en toda organización. Cuando esta es deficiente o sólo fluye de arriba abajo, se encontrarán problemas como conflictos de roles y desmotivación.

Esos problemas afectarán especialmente al personal de coordinación u operativo, la parte de “abajo” de cualquier organigrama.

Esos aparentemente simples problemas pueden acarrear uno más grande e indeseado: la temida rotación. La cual provoca considerables conflictos al interior de muchas empresas, sobre todo Pymes que luchan por mantener a su personal capacitado y bien remunerado.

Hoy en día existe numerosa literatura administrativa cuando se trata de armar un organigrama y darle correcta gestión a los roles de todo equipo gerencial.

No importa si deciden que su organigrama sea vertical, horizontal o circular. Ese no es el mensaje que quiero transmitir en esta ocasión. Normalmente el organigrama de casi toda nueva Pyme nace siendo pequeño e incluso formado sólo por el emprendedor inicial.

Lo más importante es que la comunicación fluya de forma abierta y positiva al interior de toda la organización y en cada nivel de su organigrama, esto hará más sencillo se respeten los puestos y niveles organizacionales determinados dentro del organigrama.

En verdad no exagero cuando digo que es más relevante la calidad de la comunicación que la forma en la que hayan decidido estructurar su organigrama y determinar los roles de su equipo gerencial.

Entiendo que ha sido algo poco común que en esta oportunidad termine haciendo tal énfasis en la comunicación, pero cuando es positiva y fluye de manera que todos los involucrados entiendan hacía donde va la empresa, en realidad verán un cambio para bien en sus negocios.

Cuando la comunicación es negativa, no importa que tan bueno sea su equipo gerencial o que tan lindo se vea su organigrama. Los problemas de toda índole van a empezar a surgir en el corto o largo plazo y se trata entonces de una cuestión de tiempo para empezar a padecer los efectos de una comunicación deficiente.

Así que no olviden consultar con un especialista, con un libro de comunicación organizacional o incluso recordar la definición de comunicación, para poder evaluar y modificar de ser necesario la forma en la que su empresa se comunica.

En la próxima aportación les hablaré del equipo extendido y de la administración de sueldos y salarios.

Hace algunas semanas tuve oportunidad de comer en un conocido restaurante de mariscos de la ciudad. A pesar de ser una hora razonable para sentarse a comer pues pasaban de las 14:00 horas, la experiencia inicial fue desagradable.

Junto con las otras dos personas que me acompañaban, encontramos todo en su lugar: listo para ser utilizado y en condiciones que al menos aparentaban una higiene impecable. Pero los problemas iniciaron cuando la luz no estaba encendida, nadie nos recibió para ofrecernos una mesa, los meseros no estaban en sus “puestos”, el lugar tenía un aroma extraño y no había música de ningún tipo que amenizara en algo nuestra llegada.

Luego, al tomar nuestra orden el mesero tuvo enorme dificultad para explicar un par de preguntas acerca del menú y le tomó excesivo tiempo traernos la cuenta para poder pagar.

Si bien su atención no fue mala o descortés, distó demasiado de ser la atención que la gente espera de un mesero en un restaurante con tradición y posicionamiento en la ciudad, sobre todo considerando que se está pagando por recibir un servicio acorde al precio.

La comida fue buena, pero definitivamente la experiencia global se vio afectada por el impacto del personal.

EL EFECTO DE LOS RECURSOS HUMANOS EN UNA EMPRESA

Desafortunadamente en la mayoría de las ocasiones, situaciones como la anterior tampoco son culpa directa del personal de “trinchera”, como me gusta llamarle al personal que suele tener contacto constante con los consumidores; sino también del restaurante. Pues se ponen en evidencia las carencias en Recursos Humanos que experimentan.

Pese a que el sector servicios se ve especialmente afectado por el efecto del recurso humano, y generalmente el cliente final es “víctima” de estas deficiencias; el sector manufacturero también es afectado al experimentar altas tasas de retrabajos y defectos, mala colocación de pedidos, ausentismo y alta rotación, entre otras.

Profesores, meseros, repartidores, personal de limpieza, mantenimiento, atención al cliente, vendedores, recepcionistas y un largo etcétera, a veces padecen en sus trabajos por la carencia de un apropiado plan de recursos humanos.

Dicho plan contiene acciones y estrategias que la empresa puede utilizar para contar en sus filas con personal mejor capacitado, más satisfecho y mejor orientado a brindar un mejor producto o servicio.

Un plan de recursos humanos, también conocido como plan del equipo directivo para considerarse completo debe incluir por lo menos lo siguiente:

• Organigrama
• Equipo Gerencial y sus roles
• Equipo Extendido
• Administración de sueldos y salarios
• Programa de capacitación y desarrollo
• Programa de evaluación del desempeño

En las siguientes aportaciones les iré explicando que contiene cada uno de los elementos que les acabo de mostrar.

No importa si su proyecto apenas está por nacer, es pequeño o ya tienen varios empleados.

Un sencillo plan de recursos humanos les podrá evitar numerosos y en ocasiones costosos problemas que varían desde la alta rotación de personal hasta la siempre lamentable pérdida de clientes.

Después de esta introducción al mundo de los recursos humanos, la próxima ocasión les mostraré algunas recomendaciones para generar su organigrama así como las funciones y roles del equipo gerencial.