tecthinktank

¿Cuándo fue la última vez que hicieron una planeación previa y por escrito, para por ejemplo ir de vacaciones?.

La respuesta es sencilla y creo que incluyéndome, la realidad es que muchos de nosotros difícilmente planeamos a detalle y por escrito algo aparentemente trivial como unas vacaciones familiares o personales.

Esta misma comparación aplica perfectamente en una empresa pues numerosos emprendedores y empresarios consideran, a veces de manera inocente, que la operación de su empresa es “trivial”, que se va dando sola o el famoso “sobre la marcha corregimos”.

Es una noción equivocada desde el punto de vista de la planeación de operaciones y todo Ingeniero industrial con seguridad les indicará la improtancia de una estricta,  disciplinada documentación y prueba de procedimientos antes de operar formalmente.

Aplica para las líneas de producción de una maquiladora, ¿por qué no habría de valer en una pequeña o mediana empresa?.

Si bien muchos de nosotros no somos Ingenieros, si tenemos conocimiento e incluso experiencia personal o profesional cuando se trata de organizar operaciones.

A veces lo hacemos naturalmente, desde el momento que nos levantamos y conducimos al trabajo, cuando preparámos comida o elegimos una película en el cine.

Organizar y planear las operaciones de cualquier empresa resulta intimidante si no tenemos el conocimiento necesario. Pero si usamos la lógica que hemos venido utilizando en la elaboración del listado de operaciones vamos a poder crear un ciclo de operaciones útil y suficiente.

Si ya cuentan con el listado de operaciones explicado en mi aportación pasada, el siguiente paso es relativamente sencillo.

Convertir ese listado en un ciclo operacional fluido, asignado costos, responsabilidades, tiempos y características en cada paso del proceso, parece sumamente complejo pero no lo es tanto y a continuación lo veremos.

SUGERENCIAS PARA ELABORAR UN CICLO DE OPERACIONES

1. Al igual que con el listado, empiecen con un borador. Es ideal hacerlo en un pizarrón o tablero pero no todos tenemos acceso a uno, así que una hoja tamaño oficio puede ser suficiente e incluso una cartulina.
2. Utilicen la imaginación y la creatividad. Partiendo siempre del listado hagan una secuencia de los pasos pero ahora en un diagrama. No tengan miedo a equivocarse o a hacer dibujos extraños, entre más gráfica sea la representación de su ciclo operativo, será más fácil de entender para todos los futuros involucrados.
3. Aprovechen herriamientas disponibles como el clásico diagrama de flujo o software como Microsoft Visio que les permitirá dar una imagen formal y bien estructurada al ciclo de operaciones. Esto es útil sobre todo cuando pasamos del borrador a la versión final.
4. Asegurense der ser inclusivos pero sintéticos. Ya cuentan con un extenso y detallado listado de operaciones, este ciclo es de cierta forma un resumen del listado orientado a que todos los involucrados tomen conciencia de lo que involucra entregar un producto al consumidor.
5. Incluyan métricas de desempeño tangibles en el ciclo operacional. Consideren variables como tiempo de elaboración y/o preparación, costo de la etapa/proceso, objetivos, características y responsables según sea la naturaleza de su modelo de negocio.
6. Asegurense de hacer una prueba piloto. Esta prueba podrá demostrar que el ciclo operacional es efectivo de principio a fin y lo que hemos planeado puede ser entregado al cliente de manera realista. No les recomiendo salir al mercado sin una prueba piloto, especialmente si están en el sector servicios.

En conclusión, las recomendaciones aquí presentadas podrían parecer engorrosas pues definitivamente elaborar con cuidado un ciclo operacional no es tarea fácil.

Pero les garantizo que siguiendo estos simples lineamientos su empresa será más disciplinada y eficiente. Al mismo tiempo un ciclo de operaciones les permitirá detectar deficiencias que de otra manera sería complejo identificar.

Dense un espacio para planear y documentar sus próximas vacaciones. Luego háganlo con las operaciones de su empresa y les garantizo que notarán una diferencia.